需要再造的企业大致有三种:
一是绝望的企业,亦是陷入了大麻烦的公司。除了再造,他们别无选择。譬如他们撞在墙上受了伤,躺在地上。
二是看起来很好实则内忧外患的企业,就是还没有陷入困境但是公司的管理层预见到公司会出现问题的公司。譬如他们通过前照灯发现有东西正朝他们袭来,也许他们是正朝着墙飞驰?这些都威胁到了公司的基础,在此背景下谋求再造的公司都是很有远见的公司。
三是要较趋于完善的企业,且暂时正处在巅峰状态的公司。这类公司譬如在一个晴朗的下午开车外出,视野里看不见障碍物,天气真不错,于是要决定停下来给其他人建造一堵墙,欲垄断且断人财路而后快!
而今天我提到的“IBM信贷”公司在再造前都符合上述第一、二种情况。那么,这个公司如何再造呢?
再造就是濒临倒闭的企业所要想的要如何扭亏为盈。我觉得,这种公司要想再造,要从四个关键性战略词作为切入点来部署改善方针。
一是根本,从根本上审视自己公司的问题:
再造,必须要问自己,自己的企业存在哪些问题濒临危机,究竟是什么缘由导致企业周转困难,资金链断裂;必须就公司的运营策略提出问题:为什么用我们目前的方式来做效益每况愈下;为什么我们这样工作会被对手瓦解,我们是在哪一块工作上出现了漏洞。
首先要问自己公司根本性的问题,这样能够逼迫自己重新去审视自己公司运营策略的不足之处。
所以,再造首先要决定公司必须做什么,然后才是怎么做。
二是彻底,就是把公司原有的运营策略统统抹去,重新思考再造方法:
彻底,不是做表面的改变或者在现有的基础上稍作修改,而是将陈旧的都抛弃掉。彻底地重新设计意味着不要管现有的结构和流程,必须重新发明工作的新方法。再造不是对现有业务进行改进、增强或者修补,而是重建业务方式。
三是大幅度,从大幅度的改造使自己公司的产能效益趋上。
再造,不是进行非核心、小幅度的改进,而是要让公司的表现突飞猛进。
这里,我要阐明清楚,因为我之前说过,需要再造的公司多数都是濒临危机的公司。但并不意味着这样的公司就一定要全部进行大幅度的重新再造。
如果一家公司比它应有的成就差了10%,或是成本高了10%,或是产品质量低了10%,或是客户服务需要再提升10%,但如果勉励职员努力工作或设立质控体系逐渐能将公司从10%的坑里拉出来,就可以不用大幅度的改造运营策略;可以先从问题点上逐一摸牌小幅度整改,如果成功就不用再全部大幅度再造了。只有觉得自己必须下重手时才需要再造。换言之,就是非核心的改造只需要微调,大幅度的改进需要揪出错点破旧立新。
那么如何破旧立新呢?下文我会以美国公司“IBM信贷”的再造案例作为导引,我会根据人家的再造方针策略详细的给诸位读者具体情况具体分析到点子上和刀刃上。
四是流程,这也是至关重要的。就是要审视自己工作的流程是否趋于简洁完善且正确。
我们必须要明白自己工作的方式是否对号入座符合工作的流程,自己的工作方法是否为工作流程创造出价值。我知道这句话有点拗口,可能各位读者有点不明白。我举个例子,就是做电商或物流的朋友,可能工作要以订单为输入,以递送订购的商品为结果的订单履约流程,简言之,就是顾客在你这里订了货,你要写好订单,最后按照订单的货数把货送到顾客手中。换言之,就是将订购的商品递送到顾客手上就是这个流程创造的价值。
由于受美国著名企业家亚当?斯密概念———将工作分解成最简单任务,然后让专职人员处理每个任务的影响;很多经理认为每一个任务或环节都很重要,每一个都不能出问题,这很正常。但如果没有分清楚主次和轻重,一切都只是徒劳。
譬如从事电商和物流工作的人他们觉得自己的工作流程只是接受订单、从仓库取货、发货,但没有看到大方向即最重要的流程———让货物到达订购者手里。虽说站在他们的角度中他们觉得流程里的每个任务固然重要,但有时也要站在对方的角度上去想一想,对于顾客来说,如果整个流程出问题,顾客才不会管你哪个任务重不重要———也就是说,如果没有将货物送给顾客,一切都徒劳无功!
从事电商或物流的人,必须要把发货这一环节做到最好做到极致且不能有误,必须要以这一环节为抓手,切实保证这环节发货的每一个流程不能有误!
所以,工作流程至关重要,最基本首先须要分清楚主次并主次分明。
工作流程千变万化,要实践才能出真知!下文我会以美国企业“IBM信贷”的工作流程如何改进来分析出企业如何再造流程!
以上我阐述了企业再造要以四个切入点进行整改。现在,我要开始言归正传,以“IBM信贷”这一贷款公司为例,深挖再造之法。
“IBM信贷”公司原先也受亚当?斯密概念———“分工合作”的影响,认为这样的工作方式是最好不过的。
亚当?斯密的“劳动分工原则”出自他的《国富论》中大头针工厂的原型。他认为一些数量的“专职人员”(每个人只做大头针制造过程中的单一步骤)会比同样数量的“多面手工人”(整个大头针都由一个人完成)在一天中多制造大量大头针。
斯密提到,一个人抽出铁丝,另一个人将它拉直,第三个人将其切断,第四个人将其削尖,第五个人将顶端磨好以便与圆头对接。他说,一家只有十人的小型工厂,每个人倘若按他提到的分工明确,让专职人做专职工就是专业的工作交给专业的人来做,这十名工人一天最多可以生产4,枚大头针。如果所有人都包揽大头针生产的所有工作不分工明确都各自单独工作,所有人一天恐怕枚大头针也难也产出,如果不经过专门培训过,所有人一天恐怕连产出10枚都是望尘莫及。
所以,斯密认为他的“劳动分工原则”在很多企业都适用,是最好的工作方式之一。
美国“IBM信贷”企业受斯密的“分工原则”影响得根深蒂固,该企业原先效益收入不怎么乐观,工作效率低下,竟是因斯密的“分工原则”导致的。
该公司以出售电脑、软件、和服务提供金融支持,但主要还是以贷款为主。该公司的工作原先就是分工合作,分做6步:
一是推销部中的推销员用电话把成交的贷款顾客的贷款信息打给话务部;
二是话务员将顾客赊购贷款申请记录在纸;
并把纸的贷款信息交给信贷部。
三是信贷部把话务员提供的信息录入电脑;信贷部专业人员查询该贷款人的信用,并把信用结果写在纸上,然后交给业务部;
四是业务部负责按照顾客的贷款申请修改标准的贷款契约录取电脑系统并附在申请表格上;然后交给定价部;
五是定价部的定价员据业务部提供的信息将数据录入个人电脑表格,计算出提供顾客的贷款利率。定价员将利率写在纸上交给文书部;
六是文书部拟好所有合同信息后写在报价信上,最后雇用联邦快递交给贷款人签字。
按照斯密的看法“劳动分工原则”,“IBM信贷”公司整个流程平均要花费6天甚至两个礼拜。从销售代表的角度来看,我觉得这个周转过程太过冗长,且如果每个部门当天不能按时完成指定的工作并交给下一个部门,就会延误顾客的贷款申请,会留给顾客6天的时间去找其他贷款的方法,或者该顾客可以转而去另一个利率低的贷款公司去贷款,又或者有足够的时间取消交易。
所以,经理会问各个部门“进行到哪一步了,何时才能处理好”?然而没人回答,因为由于处理过程须经过多次转手,所以无法得知这个贷款申请现在何处。
为了改善流程,“IBM信贷”尝试一个新方法,就是为了杜绝各个部门的员工偷懒不按时按质完成工作。我通过查询该企业的运转流程,得知“IBM信贷”尝试了再造之法,由稳坐这个公司头把交椅的普通经理付诸施行。该经理透露就是决定安装一个电脑控制台,说难听点也就是个监视器,以便经理问“老油条”员工关于贷款交易的工作状态及流程,简言之就是这个控制台能让经理确切的知悉每个部门工作到哪一步;换言之,原来是每个部门将完成好的任务交给下一个部门,现在是每个部门都要将完成好的任务交还到电脑控制台。经理在这个控制台安排一名文员在此把守,以便可专门督促这名文员记录每个部门完成到哪一步,以便将文件送到下一个部门。这名普通经理想的一个小幅度再造之法的确解决了两个问题:其一是能有效杜绝各大部门的员工玩忽职守不按时按质完成工作,提高了工作效率。其二现在控制台知道各大部门工作进行到哪一步,经理能够知道准确的工作信息。但不幸的是,这个再造之法是以增加周转时间为代价的。所以,这个小幅度的改造只是使工作效率暂时得到了提升。总经理在查询财务数据时却发现公司整体收益只是得到小幅度提升,但还有一定的提升空间。最后拜托两名资深经理想个更好的大幅度再造之法。
我在上述中提到,企业再造要专注四个突破点,亦就是根本、彻底、大幅度和流程,再造要从根本上废除原先的工作方法,彻底改善工作误区、而且要大幅度的高效整改!但是,一个濒临危机的公司要想再造必须要找出公司工作流程的问题,看看工作流程是否满目疮痍没有效率。
随后,美国“IBM信贷”公司两位资深经理进行了一次头脑风暴。他们亲自经历了各大部门工作运转的六大步骤,发现了一个致命性的问题———各大部门员工只是想方设法完成自己手头上的工作,像大头针工人一样各忙各的工作。员工他们没有看到问题的核心———贷款申请,这个工作是至关重要不容小觑的。
于是,两名资深经理责令各大部门员工要先放下他们的手头工作,首先要按照正常的速度处理好他们手头这份贷款申请,如此这般可以省却文件堆放在桌子上等待处理的时间。也就是说各大部门的每个员工但凡手上有贷款申请都要先处理完毕才能做手头上的工作。这也符合我们所说的“主次分明,先主后次”。用我刘泽潠的话来说可用24字简言梗概———“工作之道,有主有次;主次有度,主次结合。先主后次,主次分明”。“IBM信贷”两名资深经理发现员工们处理完成他们这份贷款申请只需花90分钟即一个半小时,他们其余的时间都花费在了处理他们手头的本分工作。而且据控制台的监控状态,两名资深经理发现员工们其余的时间都花在等待交接上一个部门的工作还有把自己的工作交接给下一个部门这两步上了,用这两名美国资深经理拗口的原话来说就是“员工们其余的时间都浪费在了将文件从一个部门拿到另一个部门等待处理上面”。所以,这两名资深经理把情况反映给管理层的总经理,总经理督促这两名资深经理要开始审视问题的核心———即整个信贷发放的流程!也就是要两名资深经理想方设法督促员工把信贷发放流程的时间加快,愈快愈好!
两名资深经理明白问题不在于任务或者执行任务的人,而在于流程结构本身。换言之,需要改变的是流程,而不是职员个人能力。从亚当?斯密的大头针“劳动分工合作原则”在“IBM信贷”公司不适用可印证我之前在文章《经商之道,采购之法》最后提出的“死守教条是经商之大忌,随机应变是经商和工作的基本常识”这一观点。所以,“IBM信贷公司”最后用“多面手员工”替代了那些各大部门的“专职员工”。
现在,信贷申请不需要从一个办公室转到另一个办公室,只需要多名“交易设计人”这种多面手员工就可以从头到尾处理好整个流程,不需要在转手了,这样可以节省周转时间减少周转率。
一个人如何能取代各大部门多个专职人员呢?我在此案例也分析出了“IBM信贷”公司原先的流程是受斯密的“劳动分工原则”的影响,基于几个根深蒂固的假设,认为像生产大头针一样———公司的贷款流程都是需要精细分工,且都是难以处理的,所以需要多个部门的高度专业化的员工来处理。实际上,我觉得这个假设是错误的。
“IBM信贷”公司原先的工作流程是把简单的事情复杂化———把贷款流程划分给六大部门协作完成,既减少了员工的工作难度,导致员工玩忽职守;而且员工可以推脱自己的本分工作不按时按质完成,同时各大部门可以推卸责任———上一个部门没有把文件传给我,我如何接手,如何传给下一个部门,如此一来工效既不乐观而且还增加了周转时间。即使有了控制台可以督促员工完成工作,但还是以周转时间为代价———周转率每况于上,工效每况愈下。
两名“IBM信贷”资深经理摸牌发现了问题的核心———信贷发放流程缓慢,造成顾客有足够时间去对手那里贷款交易,或取消贷款交易。所以,督促各大部门各个员工首先处理好到手上的贷款申请,发现了处理好只需花45分钟。如此一小整改,即像魔术棒一挥,公司的每个人工效翻倍。
最后,美国“IBM信贷”两名资深经理和总经理协商决议后在经理部召开会议,决定再造六部曲:
一是公司废除英国经济家亚当?斯密的“劳动分工合作原则”,用“多面手员工”取代“专职人员”。
二是废除六部门———推销部、话务部、信贷部、业务部、定价部、文书部;增设二大部门———贷款交易设计部、贷款申请处理部———贷款交易设计部包揽了原先的信贷部、业务部、定价部的工作;贷款申请处理部包揽了原先推销部、话务部、文书部的工作。
同时继续保留控制台,以便监视员工的工作。
三是开除原先所有玩忽职守的员工;定期考核原先六大部门的努力工作员工,通过考核的可留下,反之卷铺盖走人。
四是缩减员工的数量,以便减少额外开支。高薪聘请符合新增二大部门的员工,考核方式有三关———先口试,后笔试,三实习;实习期约三个月包月薪且按业绩高低逐次选拔高低,工资按业绩而定。
实习通过考核的员工,以业绩高低逐次选拔员工,工资固定。
五是每月定期考核新增二大部门的员工的业绩,如有不达标可离职———原六大部门考核通过的原员工同样适用。同时每月招实习员工,督促实习员工之法参照上条四。这样做可以让员工有一种敬畏的心态———要爱岗敬业,扎扎实实埋头苦干。
六是督促控制台经理设法减少新增二大部门的周转时间至90%,使其效益提升倍。狠抓贷款申请,控制台要督促新增二大部门把发放贷款申请的数量翻倍而不是翻%。
我刘泽潠觉得“IBM信贷”这样的再造“六部曲”综合了我上述提到的“再造的4突破口———根本、彻底、大幅度、流程”,根本彻底大幅度的改善了原工作流程的美中不足之处,是以“减少90%的周转时间及周转率,效益提升倍”为抓手及以“再造的4突破口”为契机彻底再造了新流程杜绝了之前满布疮痍的旧工作流程和管理制度!非常厉害!值得借鉴!
再造后的“IBM信贷”公司新成立的二大部门———贷款交易设计部、贷款申请处理部的所有新员工的工作量虽与时俱增但他们却丝毫没有原六大部的旧员工所感到的倦怠和辛苦,反之还觉得乐在其中。新二大部门每日的工作是在深挖综合亚当?斯密的“劳动分工原则”后得出新工作措施———贷款申请处理部在数据库里找出贷款交易设计部拟好的顾客信用评级并将数字代入标准模型、找出样板文件条款;这样一来,当贷款交易设计部中的“交易设计人”把自己的文件配备连接到专业数据库的电脑时,我觉得夸张而言之贷款申请处理部的一名职员就有能力处理好所有的事情了!
美国“IBM信贷”公司总经理发现彻底再造后公司财务状况发生了逆天大转变变得非常可观非常Verygood!但还是觉得应该把贷款目标不局限于国内而要放眼世界,所以公司也决议在原新增二大部门的基础上再增一个部门———贷款设计IT部,这个部门高薪聘请了世界各地的IT(电脑系统)高手,重新开发了一套复杂的电脑系统来为贷款交易设计部的交易设计人提供技术支持。大多数的时候,这套系统都会提示交易设计人应该如何处理。遇到极其复杂的申请,贷款交易设计部的交易设计人可以请教贷款设计IT部员工如何从系统所连接的专家那里得到援助———信贷审查专家、定价专家等。这样一来,工效更加翻倍。因为即使在这种情况下,申请文件也不需要转手,因为交易设计人专家现在作为一个团队一起工作,一起把放贷率放眼世界!
“IBM信贷”最后重新设计好的最终流程所带来的改善是惊人的。IBM信贷将原废除的旧流程所要用的7天的周转处理时间压缩到了4个小时,而且减少了很多雇员数量。与此同时,公司成功发放贷款申请的数量翻了0倍。不是0%,是0%倍!
美国“IBM信贷”公司的再造流程错综复杂,他们再造之策也与我之前在我一篇文章《经商之法、采购之道》中我所提到引用日本经济学家长谷川和广此观点“很多企业在经营中因忽视利润问题导致业绩下滑缘由是领导亦是如此”不谋而合———总经理看到了70%的原员工玩忽职守不怎么关心利润只关心如何快速处理完自己手头的工作,明白了要想利润纷至沓来,但靠员工完成好领导吩咐的任务是不切实际的,所以,“IBM信贷”公司经理们通过“再造六部曲”剥削式的提升新员工要有日本经济学家长谷川和广的“哪怕多赚一毛也要赚”的执着追求利润的劲头。所以,我刘泽潠觉得再造改善后的“IBM信贷公司”业绩爆翻0倍最根本的原因是该公司领导层已经成功洗脑和考核、威逼利诱新员工树立了长谷川和广这种意识!
“IBM信贷”再造是成功的,是值得我们新手小白专研和借鉴的。我觉得,该公司在濒临危机之时有我国古代谋士的“生于忧患死于安乐”这一忧患意识,领导层懂得了再造———他们懂得从根本上从新思考思考流程,彻底地重新设计业务流程,以便在诸如成本、质量、服务和速度等关键性现代衡量指标上实现大幅度的提升。“IBM信贷”明白再造是什么及再造又不是什么———我觉得该公司再造成功基于以下四点:
?一是基于流程,该公司改进不是某个单独的部门或任务,二是全方位再造改善———信贷发放流程全方位改善;
?二是基于雄心,成功不是先有钱而是先有谋略,如果你什么都不加改善你必将关门大吉。在“IBM信贷公司”的再造中可见小幅改进无法满足需求,需要大幅度突破———废除原六部门重设新三大部门,改善了工作措施。
?三是基于打破规则,该公司通过再造流程打破了原有的传统,故意抛弃了关于专业分工的设定———从新改进分工之法。
?四是创造性使用信息科技———新设定的“贷款设计IT部”充分运用了信息科技,使其有能力打破旧规则,创造新流程———信息科技是公司得以从根本上改善工作方式的重要因素。
我作此文的初衷并非是想诸位读者效仿美国佬如何去放高利贷,而是想学习借鉴美国人审时度势的再造策略,美国人虽然在世界上被各国称为“最坏国度的宠儿”,但他们的某些思想还是比较先进的,他们指出“聪明的年轻人懂得用现在去治愈将来的不幸,愚蠢的年轻人只懂用将来去治愈现在的不幸”———也像日本小说《白夜行》中东野奎吾所表明全文小说的观点;这一观点阐明了年轻人“有志不在年高无志空长百岁”———年轻时好逸恶劳胸无大志将来必受制于人!现在社会竞争日益激烈没有付诸施行习大大指出的“年轻人要有着眼长远艰苦当前的雄心壮志及具备补齐短板强化弱项的心态和心存抓铁有痕的埋头苦干拼命干的劲头”这一观点,必会成为本段上述美国人指出的观点的印证者。
“IBM信贷”公司原六部门的部门员工好逸恶劳不用心工作,每天上班玩忽职守,以为自己持有学历和文凭就能独善其身,结果就是用将来去治愈现在的不幸被炒鱿鱼。而新三大部门的新员工或许有的是学历只有小学或初高中的黑人,但他们从小养成未雨绸缪的习惯,到岗走马上任之后兢兢业业高效工作努力使自己的业绩每况于上,最后上天不负有心人,他们最终用现在治愈了将来的不幸!
所以,从“IBM信贷”公司的再造之法我不仅悟出了他们的工作策略,还悟出了人生哲理:
一个人,可以没有钱,可以没有权,但不能没有朋友知己,没有人脉,更不能没有志气和审时度势的心态!我觉得自己才19岁,如果还像现在这样每天浑浑噩噩胸无大志,将来必将受制于人!所以,从现在开始一定要找份在本市算高薪的工作,哪怕是累一点,也心安理得。
我看到40多岁的老板娘从事收空啤酒瓶的转手生意,她每天比她的员工早来做事,凌晨五点多就开始到各个酒馆去整理好空啤酒瓶入筐,到早上七点她的员工才来把她整理好的每一筐装有很多空啤酒瓶的约重三四十斤的匡搬上货车。她为什么已人到中年还那么搏?因为人家懂得“百善勤为先,万恶懒为首”这一观点,一个人一懒就会饱思淫欲总想不劳而获最后必会被心怀叵测的人利用成为棋子———最后必会成为“用将来去治愈现在的不幸”的“印证官”!所以,到本月末或有机会之时我真想去这位老板娘那里工作和体验一下,我被她的“埋头苦干实干”这一抓铁有痕的“工作狠劲”给触动到了心灵,觉得这样的人物值得我学习!
这位老板娘现在的境遇总比被美国“IBM信贷”辞退的原6部门的玩忽职守的员工好,因为他们很多从此都一蹶不振。据悉在美国一个资本主义的发达国家,一个人如果从某公司被辞退是会被录入国家数据电脑的———每个企业高管都有权查看;就像我们中国的犯人被记录国家档案一样。很多被辞退的人很难再到另一家企业高就,甚至想再找份体面的工作更是难上加难望尘莫及,所以有的被辞退的员工很多选择轻生———他们正是拜“好逸恶劳”所致,他们何尝不比这位年近半百的老板娘更可悲更可叹呢?
所以,我觉得与其去像大文豪韩愈一样每天长叹“其真无马耶、其真不知马也”还不如现在就放手一搏努力去工作赚本,工作之余学习各种方法和谋略以便将来可以经商去领导自己的员工。每天六点下班准时看书学习各种生意谋划,将来或许领悟得透的话就真能未雨绸缪!用从事房产销售的我的知己凯明兄的话而言就是———追求行业的角度非常高,所以觉得自己还没到一定的阶段就要不断学习,每天坚持这样做,十年之后,你就能彻底改变你自己!他的观点与我的想法如出一辙。现在辛苦去工作,我为的是因为我喜欢范仲淹的“先天之下忧而忧,后天之下乐而乐”这一思想,由此可见亦如孟子所曰———故“天降大任于是人也,必先苦其心志,劳其筋骨,饿其体肤,空乏其身,行拂乱其所为,所以动心忍性,曾益其所不能”。
美国“IBM信贷”公司之所以能够再造成功免于关门大吉,究其缘由就是人家懂得———“人恒过而能改,困于心衡于虑而后作,征于色发于声而后喻”!
很多超市、企业倒闭,清朝被八国联军侵华还有吴王夫差被越王勾践灭国、吕布事件和我不想炒作的“吴某凡事件”,以及叙利亚战火纷飞何所似……等等上述所有事件的主人公他们之所以成为“用将来去治愈现在的不幸”的“印证官”,究其缘由还是———“入则无法家拂土,出则无敌国外患者,国恒亡!不知生于忧患死于安乐也”。
所以,在文末,我既想抒发“IBM信贷”再造之策借鉴得当可在商业时代“牵一发而动全身”起到举足轻重的妙用,也想借该公司的再造之法悟一个道理———每一个人都是要努力追求自己的理想,安于现状必将被社会所摒弃。只要你勇于追求自己的理想,每日三省吾身制己欲,做个不甘心的种子,最后必将皇天不负有心人———卧薪尝胆可吞吴!我始终相信———我命由我不由天,一切都是最好的安排!
(全文终)~原创作者:刘泽潠/刘泽噀
虽有至道不学不知其旨也,———《礼记》
虽有经验不实践亦等于零。??
———刘泽噀/王凯明
刘泽潠
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